SharePoint-Apps: mächtig und doch so einfach 2018-04-06T10:24:23+00:00

SharePoint-Apps: mächtig und doch so einfach

Innerhalb weniger Wochen schaffte es das Team von IMENDO, dass die Wirtschaftskammer-Mitarbeiter wieder Lust aufs Intranet hatten. Wie es das geschafft hat, davon lesen Sie hier mehr.

Was tut man, wenn man ein mächtiges Intranet mittels SharePoint nutzt, aber irgendwie will der Funke nicht auf die Nutzer – in diesem Fall Mitarbeiter – überspringen? Die Wirtschaftskammer Kärnten wusste die Lösung und wandte sich an die SharePoint-Experten von IMENDO. „Wir haben die Webanwendung schon seit Jahren genutzt. Aber sie war unübersichtlich und sah einfach nicht attraktiv aus. Also wandten wir uns an IMENDO“, sagt Michael Weihs vom IT-Management in der Wirtschaftskammer Kärnten.

Michael Weihs, IT-Management WK Kärnten

Michael Weihs, IT-Management WKO Kärnten

SharePoint-Lösung managt interne Prozesse

Vor allem die Standardvorlagen machten es den Mitarbeitern zu schaffen. Dabei wussten sie, dass eine Organisation mit dieser Zahl an Mitarbeitern ein Intranet unbedingt benötigt. „Erst durch die Anpassungen seitens IMENDO können wir SharePoint so verwenden, dass wir alle einen Vorteil haben“, meint Weihs und bringt als Beispiel die einfache Themenverwaltung mittels Agendaplanung für Meetings. Auch die Sharepointprofile für jeden Mitarbeiter erleichtern die Arbeit, weil hier alle Kontaktdaten und Aufgabengebiete sichtbar sind. „Das Praktische ist, dass das System beliebig erweiterbar ist“, so Weihs. Und er verweist dabei auf die vielen kleinen Features wie das Schwarze Brett, Gesetzesbegutachten und auch das interne Weiterbildungsprogramm mit Anmeldeprozess, die jetzt in der ScharePoint-Lösung integriert sind.

In Sekundenschnelle zu den eigenen Daten

Zwei spezielle SharePoint-Anpassungen, die IMENDO umgesetzt hat, liegen Michael Weihs am Herzen. Eine ist die sogenannte App DocHub. „Alle unsere Dokumente werden in einer einzigen Bibliothek zentral abgelegt.“ Durch das Ausfüllen von vordefinierten Feldern und mittels gefinkelter Beschlagwortung können die Dokumente sekundenschnell wieder abgerufen werden. „Freilich erfordert das auch ein starkes Umdenken bei den Kollegen, die ein klassisches Suchen über eine Ordnerstruktur gewohnt waren. Das Team von IMENDO entwickelt die Usability aber zum Glück laufend weiter.“ Und jetzt werden die WK-Mitarbeiter damit belohnt, dass sie flexibel und schnell auf ihre Daten zugreifen können.

Mit E-Mail ein Ticket erstellen

Mit IMENDO entwickelte die Wirtschaftskammer Kärnten ein zweitere, internes Tool: BugTrack ist eine reduzierte, einfache Ticketinglösung mit einer Kategorisierung und Personenzuordnung sowie mit einer Anzeige vom Bearbeitungsstatus. Wenn ein Kollege seine Anfrage ins BugTrack einmeldet, sieht er auch jederzeit den Stand der Umsetzung. „Besonders die Schlankheit und Einfachheit des Tools haben uns gegenüber ähnlichen Produkten überzeugt, die oft überladen sind“, meint Michael Weihs. Durch die attraktiven Anwendungsmöglichkeiten wird SharePoint jetzt wie selbstverständlich genutzt. Der Funke ist also auf die Mitarbeiter übergesprungen? „Ja eindeutig! Das sehen wir an den laufend eintrudelnden Tickets. Manchmal hätte ich nichts dagegen, wenn die Anfragen nicht so einfach an uns herangetragen werden könnten“, lacht Michael Weihs verschmitzt.

Schnell nachgefragt:

Das Wirtschaftskammer-Intranet von IMENDO ist … eine echt flexible SharePoint-Lösung.

Die Umsetzung dauerte … mit der Planung ein Jahr, weil wir alle Mitarbeiter ins Boot holten.

Am meisten gefällt mir … die Flexibilität.

Die größte Hürde war … alle Mitarbeiter ins Boot zu holen.

Die Mitarbeiter profitieren, weil … Dokumente, Anwendungen und organisatorische Informationen zentral an einem Ort sind.

Bei der Zusammenarbeit mit IMENDO … haben wir viel Spaß gehabt, weil sich jeder super einbringen konnte.