Die neue Kommunikationsplattform der MedUni Graz kommt bei den MitarbeiterInnen hervorragend an. Erfahren Sie hier, wie Imendo die Umsetzung trotz geringer Zeitspanne schaffte.

Wenn Sabine Vogl über ihr gerade abgeschlossenes Projekt spricht, nimmt sie sich Zeit. Ruhig beschreibt die Leiterin der Stabsstelle für Qualitäts- und Wissensmanagement an der Medizinischen Universität Graz die einzelnen Schritte. Das ist nicht selbstverständlich, waren die Monate vor dem Projektabschluss vor allem von einem Faktor gezeichnet: dem Zeitdruck. In genau zehn Monaten schafften es Vogl und ihr Team, das Intranet der MedUni von der Grundidee zur fertigen Anwendung voranzutreiben. Dass die extrem kurze Vorlaufzeit ausgereicht hat, schreibt sie auch der Zusammenarbeit mit dem Kärntner SharePoint-Spezialisten Imendo zu. 

"Die Uhr bis zum Start hat extrem schnell getickt. Imendo hat mir aber immer die Sicherheit gegeben, dass der Zeitplan halten wird", beschreibt Vogl den Umsetzungsprozess mit ihrem technischen Partner. 

Referenzprojekte und Zeitfaktor gaben Ausschlag

Dabei war vor Projektstart gar nicht klar, dass die MedUni auf SharePoint setzen wird. 

Nach einer intensiven Analyse der verfügbaren Produkte wurde aber auf die zukunftsorientierte Variante mit SharePoint umgeschwenkt. Auch bei der Auswahl des technischen Partners überließ man nichts dem Zufall. Fünf IT-Dienstleister kamen in die engere Auswahl, für Imendo sprachen neben der fachlichen Kompetenz die bisherigen Referenzprojekte und der Nachweis über die zeitgerechte Umsetzung. 

Intranet reduziert E-Mail-Flut

Laut Vogl ist Imendo immer zur Seite gestanden und ermöglichte eine zielgerichtete Zusammenarbeit. Natürlich hat aber auch die MedUni vorab ihre Hausaufgaben gemacht. Bei der Gestaltung des state-of-the-art-Intranets setzte sie auf die Kommunikationsspezialisten von VERDINO (vormals asoluto digital). Und so waren Konzept und Design fertig, als das Team rund um Imendo-Geschäftsführer Jörg Kerschbaumer mit der Arbeit begonnen hat. Vogl: "Wir wollten nichts dem Zufall überlassen, weil wir vorher kein Intranet hatten." 

Dieser akribische Zugang hat sich gelohnt. Die MedUni verfügt jetzt über eine zentrale Kommunikationsplattform und schafft es, die interne E-Mail-Flut einzugrenzen. Die MitarbeiterInnen erfahren Neuigkeiten und wichtige Meldungen von einer zentralen Stelle. Und jede nicht-wissenschaftliche Organisationseinheit kann sich auf einer eigenen Seite im Intranet präsentieren.

Ausbaustufe 2 startet schon

Das Imendo Control Center erleichtert den RedakteurInnen der einzelnen Abteilungen die Inhaltseingabe. Sie tragen alle benötigten Daten einfach über ihren Zugang ein, der Inhalt wird dann automatisch an der entsprechenden Stelle angezeigt. Und die neue interne Kommunikationsplattform wird schon nach kurzer Zeit gut angenommen, wie die Zugriffsstatistiken zeigen. Nach dem erfolgreichen Start wird jetzt an der nächsten Ausbaustufe gearbeitet. "Natürlich mit Imendo, die schon den Auftrag erhalten haben", so die Projektleiterin. 

Gemeinsam arbeiten sie an der Funktionalität, an kollaborativen Services und werden in Zukunft auch den wissenschaftlichen Bereich im Intranet abbilden. 
"Diesmal hoffentlich mit mehr Zeit", lacht Vogl.